Gruppen und Funktionen¶

Wir empfehlen bei den meisten Portalen das Arbeiten mit Benutzergruppen. Das ermöglicht Ihnen auch bei hoher Mitarbeiterfluktuation (SHK’s, WHK’s), die Übersicht zu behalten. Schon in der einfachen Ansicht bei Klick auf den Reiter »Gruppen« erkennt man den größten Vorteil: Auf einen Blick sehen Sie alle Gruppen, die erstellt worden sind und derzeit über bestimmte Rechte verfügen. Haben Sie einem Benutzer direkte Rechte gegeben, müssen Sie sich selbst merken, welcher Benutzer über Rechte auf Ihrem Portal verfügt. Es gibt leider keine Anzeige, die Ihnen alle Mitarbeiter mit Zugriffsrechten auf Ihrem Portal anzeigt.

Gruppen¶

Plone kann Benutzer einer Website zu Gruppen zusammenfassen. Gruppen bilden beispielsweise die Organisationsstruktur der Firma oder Gemeinschaft ab, die die Website betreibt. Ein Benutzer kann mehreren Gruppen angehören.

Gruppen anzulegen und ihnen Benutzer zuzuordnen ist Aufgabe des Administrators. Plone bringt zwei vordefinierte Gruppen mit: »Administratoren« und »Redakteure«. Zudem gibt es die Gruppe »Angemeldete Benutzer«, die immer die gerade an der Website angemeldeten Benutzer enthält. Weitere Gruppen müssen Sie zu Beginn einmal selbst erstellen und können dieser Gruppe dann wie einem einzelnen Benutzer ein oder mehrere Rechte zuweisen.

Bei Klick auf den Gruppennamen gelangen Sie zur Übersicht der Gruppenmitglieder. Hier sehen Sie, welche Mitarbeiter bereits hinzugefügt wurden und können mittels Suchfeld - wie oben unter Benutzer beschrieben - neue Mitarbeiter einfügen. Jedes Gruppenmitglied verfügt automatisch über die Rechte der Gruppe.

Ist Ihre Website entsprechend konfiguriert, legt Plone für jede neue Gruppe einen Gruppenarbeitsplatz an. Dabei handelt es sich um Ordner, die in einem eigenen Gruppenbereich liegen. Der Gruppenarbeitsplatz hat für die Gruppe die gleiche Bedeutung wie der persönliche Ordner für einen Benutzer. Für die vordefinierten Gruppen gibt es keine Gruppenarbeitsplätze.

Sie erreichen den Gruppenbereich über den Reiter »Gruppen« in der Hauptnavigation.

Da eine Gruppe der Besitzer ihres Gruppenarbeitsplatzes ist, können alle Gruppenmitglieder dort Artikel anlegen, bearbeiten und löschen. Der Gruppenarbeitsplatz eignet sich somit beispielsweise dafür, gemeinsam einen Artikel für die Veröffentlichung auf der Website vorzubereiten.

Gruppenarbeitsplätze sind zunächst nicht öffentlich einsehbar, da sie den Status »privat« haben. Wenn der Gruppenarbeitsplatz veröffentlicht wurde, kann er von allen eingesehen werden, Artikel im Revisionsstatus »privat« bleiben jedoch nur für die Mitglieder der jeweiligen Gruppe sichtbar. Jedes Mitglied der Gruppe kann den gesamten Gruppenarbeitsplatz privat schalten oder zur Veröffentlichung einreichen.

Funktionen¶

Ein CMS wie Plone ermöglicht es Ihnen, auf Ihrer Website mit anderen Personen zusammenzuarbeiten. Dabei übernehmen die einzelnen Benutzer häufig ganz unterschiedliche Funktionen und benötigen dafür bestimmte Zugriffsrechte. Während einige Benutzer Artikel verfassen, sind andere dafür verantwortlich, sie zu prüfen und zu veröffentlichen. Wiederum andere Benutzer können beispielsweise die Struktur der Website verändern und neue Benutzer hinzufügen.

Ein und derselbe Benutzer kann auch an unterschiedlichen Stellen der Website verschiedene Funktionen ausüben. So ist es möglich, dass Sie auf einige Bereiche Ihrer Website gar keinen Zugriff haben, in anderen lediglich Artikel lesen und nur in einem bestimmten Bereich selbst Artikel verfassen können.

All diese Fälle werden von Plone berücksichtigt und unterstützt. Plone unterscheidet sehr genau, welche Benutzer an welchen Stellen der Website Artikel anschauen, anlegen, bearbeiten oder veröffentlichen dürfen.

Um Berechtigungen und Einschränkungen übersichtlich und detailliert verwalten zu können, gibt es Funktionen. Wer beispielsweise dafür zuständig ist, Artikel vor ihrer Veröffentlichung auf der Website zu prüfen, muss die Funktion »Veröffentlichen« ausüben dürfen.

Wenn Sie sich als Benutzer an einer Plone-Website registrieren, erhalten Sie bereits eine oder mehrere Funktionen. Sie können weder eigenständig weitere Funktionen übernehmen, noch Funktionen abgeben, die Sie bereits haben. Ihr Administrator kann Ihnen jedoch jederzeit neue Funktionen zuteilen oder bestehende entziehen.

Funktionen können nicht nur einzelnen Benutzern, sondern auch Gruppen zugeordnet werden. Sollen mehrere Benutzer die gleiche Funktion ausüben, ist es oft sinnvoll, sie in einer Gruppe zusammenzufassen und die Funktion der Gruppe zu übertragen. Die Funktion gilt dann für alle Gruppenmitglieder.

Standardfunktionen¶

Jede Plone-Website kennt wenigstens sieben Funktionen:

Benutzer: Wer sich auf der Website als Benutzer registriert, erhält je nach Voreinstellung bestimmte Rechte zugeteilt. Unter Umständen dürfen nur registrierte Benutzer überhaupt auf die Website zugreifen (etwa bei einem Intranet).
Besitzen: Wer als Benutzer einen Artikel anlegt, »besitzt« ihn. Mit dieser Funktion gehen eine Reihe von Berechtigungen einher. So kann man Artikel, die man besitzt, bearbeiten und wieder löschen.
Hinzufügen: Der Benutzer kann neue Artikel hinzufügen, nicht aber bestehende Artikel bearbeiten.
Bearbeiten: Der Benutzer kann Artikel bearbeiten, er kann den Inhalt und die Metadaten eines Artikels verändern.
Ansehen: Der Benutzer kann Artikel im Webbrowser aufrufen und anschauen.
Veröffentlichen: Der Benutzer kann Artikel veröffentlichen, sodass sie von allen Benutzern und Besuchern der Website eingesehen werden können.
Verwalten: Der Benutzer darf im CMS Verwaltungsaufgaben erledigen. Darunter fallen unter anderem die Benutzerverwaltung, also beispielsweise die Vergabe von Funktionen an Benutzer und Gruppen, sowie Änderungen an der Struktur und an grundlegenden Funktionen der Website.

Sie bekommen in Plone nur die Funktionen zu Gesicht, die Sie selbst ausüben und in der Artikelansicht »Zugriff« delegieren dürfen.

Artikelansicht »Zugriff«¶

Wenn Sie Besitzer oder Verwalter eines Artikels sind, steht Ihnen die Ansicht »Zugriff« zur Verfügung. Dort können Sie Funktionen an andere Benutzer und Gruppen übertragen, um beispielsweise Aufgaben an Mitarbeiter zu delegieren.

Die Artikelansicht »Zugriff«

Die Ansicht »Zugriff« (siehe Abbildung Die Artikelansicht »Zugriff«) ist folgendermaßen aufgebaut:

Suchfeld

Mit dem Suchfeld können Sie nach Benutzern und Gruppen suchen, wenn deren Namen nicht bereits in der Tabelle darunter aufgeführt sind.

Tabelle der übertragenen Funktionen

Die Tabelle gibt Ihnen einen Überblick darüber, an welche Benutzer und Gruppen welche Funktionen übertragen wurden.

Berechtigungen von übergeordneten Ordnern übernehmen

In der Regel ist diese Option eingeschaltet. In diesem Fall werden Funktionen von übergeordneten Ordnern an den aktuellen Artikel vererbt. Wer beispielsweise in einem Ordner Artikel hinzufügen darf, kann das dann auch in seinen Unterordnern.

Übernommene Funktionen werden mit einem grünen Häkchen symbolisiert. Ein Kreis mit drei roten Punkten steht für Funktionen, die vom Administrator global auf der gesamten Website vergeben worden sind.

Wenn Sie einem Benutzer eine Funktion übertragen wollen, suchen Sie zunächst im Suchfeld nach seinem Namen. Alle Benutzer, auf die Ihr Suchbegriff passt, werden in der Tabelle aufgelistet. Sie übertragen eine Funktion, indem Sie in der Zeile mit dem Namen des Benutzers ein Häkchen in dem entsprechenden Kästchen setzen. Wenn der Benutzer beispielsweise den Inhalt von Artikeln verändern soll, setzen Sie ein Häkchen bei der Funktion »Kann bearbeiten«.

Wenn Sie Funktionen an eine Gruppe übertragen wollen, verfahren Sie genauso. Sie erkennen eine Gruppe an dem Gruppensymbol neben dem Namen.